Politica de confidențialitate și informare privind prelucrarea datelor cu caracter personal

STELIDENTAL SRL, în calitate de operator de date cu caracter personal, acordă o importanță deosebită protejării vieții private, confidențialității și securității datelor cu caracter personal ale pacienților și ale celorlalte persoane cu care interacționează.

Prezenta Politică are scopul de a explica, într-o manieră clară și transparentă:

• ce date cu caracter personal prelucrăm;
• în ce scopuri le utilizăm;
• care sunt temeiurile juridice ale prelucrării;
• cui pot fi comunicate datele;
• cât timp sunt păstrate;
• ce drepturi au persoanele vizate;
• cum pot fi exercitate aceste drepturi;
• cum pot fi contactate Clinica și, după caz, Responsabilul cu Protecția Datelor -- DPO.

Prelucrarea datelor se realizează în conformitate cu Regulamentul (UE) 2016/679 -- GDPR, Legea nr. 190/2018, legislația aplicabilă în domeniul medical, Legea nr. 46/2003 privind drepturile pacientului și celelalte dispoziții legale aplicabile.

Operatorul datelor cu caracter personal este:

STELIDENTAL SRL

Sediul: Brăila, B-dul Independenței, nr. 216, construcția C11
CUI: 28895780
Nr. Registrul Comerțului: J2011000502094
Telefon: +40 723 137 978
E-mail: office@stelidental.ro

În sensul GDPR, Clinica stabilește scopurile și mijloacele prin care sunt prelucrate datele cu caracter personal în cadrul activităților aflate sub responsabilitatea sa.

Responsabilul cu Protecția Datelor -- DPO

Pentru aspecte referitoare la protecția datelor cu caracter personal, persoanele vizate pot contacta Responsabilul cu Protecția Datelor -- DPO:

E-mail DPO: dpo@riscuri.ro

Prezenta Politică se aplică, după caz:

• pacienții și foștii pacienți;
• persoanele care solicită informații, programări sau servicii;
• reprezentanții legali, aparținătorii ori persoanele de contact ale pacienților;
• vizitatorii sediului clinicii;
• utilizatorii website-ului și ai formularelor online;
• persoanele care comunică cu clinica prin telefon, e-mail, social media sau alte canale;
• candidații la ocuparea unui loc de muncă;
• personalul angajat;
• medicii stomatologi, medicii specialiști și alți profesioniști care își desfășoară activitatea în baza unor contracte de colaborare/prestări servicii;
• personalul auxiliar și colaboratorii externi -- de exemplu tehnicieni dentari, după natura relației;
• reprezentanții, angajații și persoanele de contact ale furnizorilor, prestatorilor și partenerilor contractuali;
• alte persoane fizice ale căror date sunt prelucrate în legătură cu activitatea clinicii.

Prezenta politică oferă cadrul general privind modul în care clinica prelucrează datele cu caracter personal ale categoriilor de persoane menționate anterior. Pentru anumite categorii de persoane vizate, precum angajații, candidații, medicii colaboratori sau alți colaboratori, operatorul poate furniza note de informare distincte, adaptate naturii raportului juridic și operațiunilor specifice de prelucrare.

În funcție de relația persoanei cu Clinica și de serviciile solicitate, pot fi prelucrate următoarele categorii de date:

4.1. Date pacienți

• date de identificare: nume, prenume, CNP, data nașterii, sex, seria și numărul actului de identitate;
• date de contact: adresă, număr de telefon, adresă de e-mail;
• date privind programările și prezentarea la consultații;
• date privind istoricul medical, diagnosticul, investigațiile, tratamentele, intervențiile și recomandările medicale;
• date privind starea de sănătate și alte informații medicale necesare acordării serviciilor;
• imagini medicale, radiografii, fotografii intraorale sau extraorale și alte documente medicale;
• date privind prescripțiile, dispozitivele medicale și tratamentele recomandate;
• date privind serviciile medicale furnizate;
• date financiar-contabile și informații privind plata serviciilor;
• date privind casa de asigurări de sănătate, dacă este cazul;
• date cuprinse în solicitări, sesizări, reclamații sau corespondență;
• semnătura;
• imaginea persoanei, data, ora și zona în care aceasta a fost surprinsă de sistemul de supraveghere video CCTV, atunci când pacientul se află într-o zonă supravegheată. Datele privind sănătatea reprezintă categorii speciale de date cu caracter personal și beneficiază de protecția specifică prevăzută de art. 9 GDPR.

4.2. Date privind reprezentanții legali, aparținătorii și persoanele de contact ale pacienților

Pot fi prelucrate:

• nume și prenume;
• date de identificare, atunci când verificarea identității este necesară;
• semnătura;
• date cuprinse în declarații, acorduri sau alte documente;
• imagini CCTV, dacă persoana intră într-o zonă supravegheată.

4.3. Date privind persoanele care solicită informații sau programări

Pot fi prelucrate:

• nume și prenume;
• număr de telefon;
• adresă de e-mail;
• informațiile transmise voluntar în cadrul solicitării;
• date privind programarea;
• conținutul corespondenței sau comunicării cu Clinica.

4.4. Date privind utilizatorii website-ului și ai serviciilor online

În funcție de funcționalitățile website-ului, pot fi prelucrate:

• adresa IP;
• informații privind dispozitivul și browserul utilizat;
• date privind accesarea și utilizarea website-ului;
• identificatori online și cookie-uri;
• informații introduse în formularele de contact sau programare;
• date de contact furnizate de utilizator.

Prelucrarea prin cookie-uri și tehnologii similare este detaliată în Politica privind cookie-urile.

4.5. Date privind angajații

Clinica poate prelucra:

• date de identificare și contact;
• date privind raportul de muncă;
• date privind funcția, calificarea și pregătirea profesională;
• date privind programul de lucru, concediile și absențele;
• date financiar-contabile și bancare;
• date necesare îndeplinirii obligațiilor fiscale și de asigurări sociale;
• date privind sănătatea, în măsura necesară îndeplinirii obligațiilor privind medicina muncii, sănătatea și securitatea în muncă;
• date privind accesul la spații, echipamente, aplicații și sisteme informatice;
• jurnale de acces și activitate în sistemele informatice, atunci când sunt utilizate;
• imagini CCTV, atunci când activitatea se desfășoară în zone supravegheate.

Informațiile detaliate sunt prezentate în Nota de informare privind prelucrarea datelor cu caracter personal ale angajaților.

4.6. Date privind medicii și alți colaboratori

Clinica poate prelucra:

• date de identificare și contact;
• date privind profesia, specialitatea și competențele profesionale;
• diplome, certificate, atestate, avize și autorizații;
• date privind dreptul de exercitare a profesiei;
• date privind apartenența la organismele profesionale competente;
• informații privind asigurarea de răspundere profesională/malpraxis, după caz;
• date contractuale;
• date financiar-contabile și bancare;
• date privind accesul la spațiile, echipamentele și sistemele Clinicii;
• jurnale de acces în aplicațiile informatice;
• imagini CCTV, dacă persoana se află într-o zonă supravegheată.

Informațiile detaliate sunt prezentate în Nota de informare privind prelucrarea datelor cu caracter personal ale medicilor și altor colaboratori.

4.7. Date privind furnizorii, prestatorii și partenerii contractuali

În cazul persoanelor fizice, reprezentanților, administratorilor sau persoanelor de contact pot fi prelucrate:

• nume și prenume;
• funcție/calitate;
• date de contact profesionale;
• semnătură;
• date contractuale;
• date financiar-contabile, dacă este cazul;
• corespondență profesională;
• imagini CCTV, dacă persoana intră într-o zonă supravegheată.

4.8. Date privind vizitatorii

În funcție de măsurile de securitate aplicate de Clinică, pot fi prelucrate:

• nume și prenume, dacă identificarea este necesară;
• informații privind accesul;
• persoana sau zona vizitată;
• data și ora accesului;
• imagini CCTV, în zonele supravegheate.

4.9. Date rezultate din sistemul de supraveghere video

În zonele în care este instalat sistemul CCTV pot fi prelucrate, după caz:

• imaginea persoanei;
• data și ora înregistrării;
• zona în care persoana a fost surprinsă;
• traseul prin zona supravegheată;
• imaginea vehiculelor și, dacă este vizibil, numărul de înmatriculare;
• informații privind incidentele surprinse de sistem.

Sistemul CCTV nu este utilizat pentru înregistrarea audio și nu este destinat recunoașterii faciale sau identificării biometrice.

Informațiile complete privind această prelucrare sunt prevăzute în Nota de informare privind supravegherea video (CCTV).

Clinica prelucrează datele cu caracter personal ale pacienților, inclusiv date privind sănătatea, numai în măsura necesară furnizării serviciilor medicale, îndeplinirii obligațiilor legale și realizării celorlalte scopuri legitime descrise mai jos.Temeiul juridic diferă în funcție de categoria persoanei vizate, natura datelor și scopul concret al prelucrării.

5.1. Date privind pacienții

Datele pacienților, inclusiv datele privind sănătatea, pot fi prelucrate pentru următoarele scopuri:

a) Programarea, înregistrarea și gestionarea relației cu pacientul

• efectuarea, confirmarea, modificarea sau anularea programărilor;
• identificarea pacientului;
• comunicarea cu pacientul în legătură cu serviciile solicitate;
• întocmirea și administrarea documentelor necesare furnizării serviciilor;
• emiterea și gestionarea documentelor financiar-contabile;
• transmiterea unor informații administrative referitoare la consultație sau tratament;
• gestionarea relației curente cu pacientul.

Temei juridic:

• art. 6 alin. (1) lit. b) GDPR -- efectuarea demersurilor la cererea persoanei vizate și executarea raportului contractual privind furnizarea serviciilor medicale;
• art. 6 alin. (1) lit. c) GDPR -- îndeplinirea obligațiilor legale ale Clinicii;
• după caz, art. 6 alin. (1) lit. f) GDPR -- interesul legitim al Clinicii de a organiza și administra eficient activitatea medicală.

b) Furnizarea serviciilor medicale stomatologice

• identificarea pacientului;
• evaluarea stării de sănătate;
• stabilirea diagnosticului;
• elaborarea și realizarea planului de tratament;
• efectuarea investigațiilor și intervențiilor;
• întocmirea și gestionarea documentației medicale;
• realizarea radiografiilor, fotografiilor și altor imagini medicale necesare diagnosticului ori tratamentului;
• monitorizarea evoluției pacientului;
• asigurarea continuității îngrijirilor medicale.

Temei juridic:

• art. 6 alin. (1) lit. b) GDPR -- executarea raportului privind furnizarea serviciilor medicale;
• art. 6 alin. (1) lit. c) GDPR -- îndeplinirea obligațiilor legale aplicabile furnizorului de servicii medicale;
• art. 9 alin. (2) lit. h) GDPR -- prelucrarea necesară în scopul stabilirii diagnosticului medical, furnizării de asistență sau tratament medical ori gestionării serviciilor de sănătate, în condițiile obligației de păstrare a secretului profesional.

Consimțământul pacientului pentru efectuarea actului medical nu trebuie confundat cu consimțământul ca temei juridic al prelucrării datelor în sensul GDPR. Datele necesare diagnosticului și tratamentului sunt prelucrate în baza temeiurilor juridice aplicabile activității medicale, independent de existența unui consimțământ GDPR.

c) Prelucrarea datelor pacienților minori

În cazul pacienților minori, Clinica poate prelucra datele minorului, precum și datele necesare identificării și verificării calității părintelui sau reprezentantului legal, în scopul furnizării serviciilor medicale și respectării obligațiilor legale aplicabile.

Prelucrarea datelor minorului necesare consultației, diagnosticului, tratamentului și documentării actului medical nu se întemeiază, ca regulă, pe consimțământul GDPR al părintelui sau reprezentantului legal, ci pe temeiurile juridice aplicabile furnizării asistenței medicale și îndeplinirii obligațiilor legale ale Clinicii.

Această regulă privind protecția datelor nu trebuie confundată cu regulile privind consimțământul informat pentru efectuarea intervenției medicale.

În cazul intervențiilor medicale asupra minorului, consimțământul informat se obține de la reprezentantul legal în condițiile prevăzute de legislația medicală, cu respectarea excepțiilor legale și cu implicarea minorului în procesul decizional în funcție de capacitatea sa de înțelegere.

Temei juridic:

• art. 6 alin. (1) lit. b) GDPR, după caz;
• art. 6 alin. (1) lit. c) GDPR -- îndeplinirea obligațiilor legale;
• pentru datele privind sănătatea, art. 9 alin. (2) lit. h) GDPR;
• în situații de urgență, după caz, art. 6 alin. (1) lit. d) și art. 9 alin. (2) lit. c) GDPR.

Consimțământul informat al părintelui/reprezentantului legal pentru efectuarea intervenției sau tratamentului medical asupra minorului reprezintă o cerință distinctă de consimțământul ca temei juridic pentru prelucrarea datelor cu caracter personal în sensul GDPR și se acordă în condițiile legislației aplicabile actului medical.

d) Fotografii, înregistrări video și imagini medicale necesare diagnosticului sau tratamentului

În cadrul activității stomatologice pot fi realizate și prelucrate, atunci când sunt necesare:

• radiografii dentare;
• imagini CBCT, după caz;
• fotografii intraorale;
• fotografii extraorale;
• imagini ale cavității orale, dinților, arcadelor dentare și structurilor anatomice relevante;
• fotografii comparative înainte/după tratament, atunci când sunt necesare documentării medicale;
• alte imagini necesare stabilirii diagnosticului, planificării sau monitorizării tratamentului.

Atunci când imaginile sunt realizate în scop medical și sunt necesare diagnosticului, tratamentului sau documentării actului medical, acestea fac parte din prelucrarea datelor necesară acordării asistenței medicale. Atunci când aceste imagini constituie date privind sănătatea, prelucrarea lor se realizează, în principal, în condițiile art. 9 alin. (2) lit. h) GDPR și nu necesită consimțământul GDPR al pacientului ca temei general al prelucrării necesare diagnosticului sau tratamentului.

Utilizarea acelorași imagini în alte scopuri, precum promovare, publicitate, website, rețele sociale sau alte forme de comunicare publică, reprezintă o prelucrare distinctă și este analizată separat.

Temei juridic:

• art. 6 alin. (1) lit. b) și/sau lit. c) GDPR, după caz;
• art. 9 alin. (2) lit. h) GDPR -- diagnostic și tratament medical.

Imaginile medicale sunt protejate prin aceleași reguli de confidențialitate și securitate aplicabile celorlalte date privind sănătatea pacientului.

e) Fotografierea sau filmarea pacientului în alte scopuri decât diagnosticul și tratamentul

Fotografiile sau înregistrările video destinate unor scopuri precum:

• promovarea Clinicii;
• publicarea pe website;
• publicarea pe rețele sociale;
• materiale publicitare;
• prezentări publice;
• materiale educaționale sau de informare în care pacientul poate fi identificat,

nu sunt considerate necesare furnizării obișnuite a serviciilor medicale.

Aceste utilizări vor fi analizate separat și, atunci când temeiul juridic aplicabil este consimțământul, imaginile vor fi utilizate numai pe baza unui consimțământ liber, specific, informat, neechivoc și documentat, iar în cazul în care imaginea dezvăluie date privind sănătatea, se vor respecta și cerințele aplicabile categoriilor speciale de date.

Refuzul acordării consimțământului sau retragerea acestuia nu afectează furnizarea serviciilor medicale.

În cazul pacienților minori, orice utilizare a imaginilor în asemenea scopuri necesită o analiză suplimentară privind reprezentarea legală, interesul superior al copilului și protecția sporită datorată minorului.

g) Comunicarea datelor către alți profesioniști implicați în tratamentul pacientului

Datele pot fi comunicate, atunci când este necesar, către:

• alți medici implicați în tratament;
• laboratoare de tehnică dentară;
• centre de radiologie sau imagistică;
• laboratoare ori alți furnizori medicali implicați în furnizarea serviciilor.

Comunicarea se realizează numai în limita datelor necesare și cu respectarea secretului profesional și a confidențialității.

Temei juridic:

• art. 6 alin. (1) lit. b) și/sau lit. c) GDPR, în funcție de situație;
• art. 9 alin. (2) lit. h) GDPR.

f) Îndeplinirea obligațiilor legale ale Clinicii

• întocmirea și păstrarea documentelor medicale;
• îndeplinirea obligațiilor de raportare prevăzute de legislația sanitară;
• îndeplinirea obligațiilor fiscale și financiar-contabile;
• gestionarea relațiilor cu autoritățile competente;
• respectarea obligațiilor specifice furnizorilor de servicii medicale;
• soluționarea controalelor și solicitărilor legale ale autorităților.

Temei juridic:

• art. 6 alin. (1) lit. c) GDPR -- obligație legală;
• pentru datele privind sănătatea, art. 9 alin. (2) lit. h) și, după caz, alte dispoziții aplicabile ale art. 9 alin. (2) GDPR.

g) Facturarea și încasarea serviciilor

• emiterea facturilor, bonurilor și altor documente financiar-contabile;
• evidența plăților;
• gestionarea creanțelor;
• îndeplinirea obligațiilor fiscale și contabile.

Temei juridic:

• art. 6 alin. (1) lit. b) GDPR -- executarea contractului;
• art. 6 alin. (1) lit. c) GDPR -- îndeplinirea obligațiilor legale fiscale și contabile.

h) Gestionarea reclamațiilor, incidentelor, solicitărilor și litigiilor

Clinica poate prelucra date cu caracter personal pentru:

• soluționarea reclamațiilor și sesizărilor;
• gestionarea litigiilor;
• constatarea, exercitarea sau apărarea unor drepturi;
• furnizarea informațiilor solicitate legal de autorități, organisme profesionale sau instanțe.

Temei juridic:

• art. 6 alin. (1) lit. c) GDPR, atunci când există o obligație legală;
• art. 6 alin. (1) lit. f) GDPR -- interesul legitim privind constatarea, exercitarea sau apărarea drepturilor Clinicii;
• pentru categorii speciale de date, art. 9 alin. (2) lit. f) GDPR -- constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept în instanță.

i) Protejarea intereselor vitale ale pacientului sau ale altei persoane

În situații excepționale, în care prelucrarea este necesară pentru protejarea vieții sau integrității unei persoane care nu își poate exprima în mod valabil voința:

Temei juridic:

• art. 6 alin. (1) lit. d) GDPR;
• pentru categorii speciale de date, art. 9 alin. (2) lit. c) GDPR.

j) Marketing, publicitate și utilizarea imaginilor în scop promoțional

Clinica poate utiliza date cu caracter personal pentru transmiterea de comunicări comerciale și pentru activități de promovare numai atunci când există un temei juridic corespunzător și sunt respectate condițiile prevăzute de GDPR și de legislația specială aplicabilă.

În situațiile în care este necesar consimțământul, acesta este solicitat distinct și poate fi retras în orice moment, fără a afecta legalitatea prelucrării efectuate anterior retragerii.

Refuzul acordării consimțământului pentru activități de marketing nu afectează accesul pacientului la serviciile medicale.

Utilizarea fotografiilor, materialelor video sau a altor imagini în care pacientul este identificat sau identificabil în scopuri precum:

• publicitate;
• promovarea Clinicii;
• website;
• rețele sociale;
• materiale promoționale;
• prezentarea publică a unor rezultate de tip „înainte/după"

este distinctă de utilizarea imaginilor în scop medical.

Atunci când temeiul juridic este consimțământul, acesta se solicită separat, trebuie să fie liber, specific, informat, neechivoc și demonstrabil și nu poate fi dedus din consimțământul pentru efectuarea tratamentului.

În cazul în care asemenea materiale dezvăluie informații privind starea de sănătate sau tratamentul pacientului, Clinica va ține seama și de regimul juridic aplicabil categoriilor speciale de date.

Temei juridic:

• art. 6 alin. (1) lit. a) GDPR -- consimțământul persoanei vizate, atunci când acesta este necesar.

Pacientul poate retrage consimțământul în orice moment, fără a afecta legalitatea prelucrării realizate anterior retragerii.

Refuzul marketingului nu afectează accesul la serviciile medicale.

5.2. Date privind reprezentanții legali, aparținătorii și persoanele de contact ale pacienților

Datele acestor persoane pot fi prelucrate pentru:

• verificarea identității și calității în care acționează;
• reprezentarea pacientului, atunci când aceasta este permisă sau impusă de lege;
• comunicarea informațiilor în condițiile legii;
• gestionarea situațiilor privind minorii sau persoanele care nu își pot exercita singure drepturile;
• contactarea persoanei desemnate de pacient, atunci când este necesar;
• îndeplinirea obligațiilor legale ale Clinicii.

Temei juridic:

• art. 6 alin. (1) lit. c) GDPR -- îndeplinirea unei obligații legale;
• art. 6 alin. (1) lit. f) GDPR -- interes legitim, atunci când este aplicabil;
• după caz, art. 6 alin. (1) lit. b) GDPR;
• pentru informațiile medicale ale pacientului care pot fi comunicate acestor persoane se aplică suplimentar condițiile prevăzute de art. 9 GDPR și legislația privind drepturile pacientului și secretul medical.

5.3. Date privind persoanele care solicită informații sau programări

Datele sunt prelucrate pentru:

• răspunsul la solicitări;
• furnizarea informațiilor solicitate;
• efectuarea și gestionarea programărilor;
• comunicarea cu persoana interesată;
• inițierea, la solicitarea acesteia, a relației privind furnizarea serviciilor medicale.

Temei juridic:

• art. 6 alin. (1) lit. b) GDPR -- demersuri efectuate la cererea persoanei înainte de încheierea unui raport contractual;
• art. 6 alin. (1) lit. f) GDPR -- interes legitim pentru gestionarea comunicării și solicitărilor adresate Clinicii.

5.4. Date privind utilizatorii website-ului și serviciilor online

Datele pot fi prelucrate pentru:

• funcționarea și securitatea website-ului;
• prevenirea atacurilor informatice și a utilizării neautorizate;
• gestionarea formularelor de contact sau programare;
• analizarea funcționării website-ului;
• utilizarea cookie-urilor și tehnologiilor similare;
• personalizarea sau analiza traficului, atunci când persoana și-a exprimat opțiunea în acest sens.

Temei juridic:

• art. 6 alin. (1) lit. f) GDPR -- interes legitim pentru securitatea și funcționarea tehnică a website-ului, atunci când este aplicabil;
• art. 6 alin. (1) lit. b) GDPR -- atunci când datele sunt furnizate pentru solicitarea unui serviciu sau efectuarea unei programări;
• art. 6 alin. (1) lit. a) GDPR -- consimțământul, pentru cookie-uri sau tehnologii opționale pentru care acesta este obligatoriu.

Informațiile detaliate sunt prevăzute în Politica privind cookie-urile.

5.5. Date privind angajații și candidații

Datele angajaților sunt prelucrate pentru:

• încheierea, executarea, modificarea și încetarea raportului de muncă;
• administrarea dosarelor de personal;
• salarizare și acordarea drepturilor;
• evidența timpului de muncă, concediilor și absențelor;
• îndeplinirea obligațiilor fiscale și de asigurări sociale;
• medicina muncii și securitatea și sănătatea în muncă;
• formarea și evaluarea profesională;
• gestionarea accesului în spațiile și sistemele Clinicii;
• asigurarea securității informațiilor;
• protejarea datelor pacienților și respectarea obligațiilor de confidențialitate;
• prevenirea și investigarea incidentelor;
• apărarea drepturilor și intereselor legitime ale Clinicii.

Temei juridic:

• art. 6 alin. (1) lit. b) GDPR -- executarea contractului individual de muncă;
• art. 6 alin. (1) lit. c) GDPR -- îndeplinirea obligațiilor legale ale angajatorului;
• art. 6 alin. (1) lit. f) GDPR -- interes legitim, atunci când acesta este aplicabil;
• art. 9 alin. (2) lit. b) GDPR -- îndeplinirea obligațiilor și exercitarea unor drepturi în domeniul ocupării forței de muncă și securității sociale;
• art. 9 alin. (2) lit. h) GDPR -- medicina muncii și evaluarea capacității de muncă, atunci când este aplicabil.

Informațiile detaliate sunt prevăzute în Nota de informare privind prelucrarea datelor cu caracter personal ale angajaților.

Pentru candidați, datele sunt prelucrate în principal pentru derularea procesului de recrutare și efectuarea demersurilor solicitate de candidat în vederea unei eventuale relații contractuale.

5.6. Date privind medicii și alți colaboratori

Datele medicilor stomatologi, medicilor colaboratori, persoanelor fizice autorizate, reprezentanților furnizorilor și altor colaboratori pot fi prelucrate pentru:inițierea, încheierea și executarea raportului de colaborare:

• negocierea, încheierea și executarea contractelor;
• verificarea calificărilor, autorizațiilor și dreptului de exercitare a profesiei;
• organizarea și desfășurarea activității medicale;
• gestionarea accesului în sediu și la sistemele informatice;
• gestionarea obligațiilor financiar-contabile;
• comunicarea profesională;
• respectarea obligațiilor legale;
• constatarea, exercitarea sau apărarea unor drepturi.

Temei juridic:

Pentru medicul sau colaboratorul persoană fizică/PFA care este parte directă în raportul contractual:

• art. 6 alin. (1) lit. b) GDPR;
• art. 6 alin. (1) lit. c) GDPR;
• art. 6 alin. (1) lit. f) GDPR, după caz.

Pentru administratorii, reprezentanții și persoanele de contact ale unui SRL sau ale altei persoane juridice colaboratoare:

• art. 6 alin. (1) lit. c) GDPR, atunci când prelucrarea este impusă de lege;
• art. 6 alin. (1) lit. f) GDPR -- interesul legitim privind administrarea și derularea relației contractuale.

Informațiile detaliate sunt prevăzute în Nota de informare privind prelucrarea datelor cu caracter personal ale medicilor și altor colaboratori.

5.7. Date privind furnizorii, prestatorii și partenerii contractuali

Datele persoanelor fizice, reprezentanților și persoanelor de contact sunt prelucrate pentru:

• inițierea și derularea relațiilor contractuale;
• comunicarea profesională;
• gestionarea comenzilor, serviciilor și contractelor;
• efectuarea și evidența plăților;
• îndeplinirea obligațiilor fiscale și contabile;
• gestionarea eventualelor litigii sau reclamații.

Temei juridic:

• art. 6 alin. (1) lit. b) GDPR -- atunci când persoana fizică este parte în contract;
• art. 6 alin. (1) lit. c) GDPR -- obligație legală;
• art. 6 alin. (1) lit. f) GDPR -- interes legitim privind administrarea relațiilor contractuale, inclusiv în cazul reprezentanților și persoanelor de contact ale persoanelor juridice.

5.8. Date privind vizitatorii

Datele vizitatorilor pot fi prelucrate pentru:

• gestionarea accesului în incinta Clinicii;
• asigurarea securității persoanelor și bunurilor;
• prevenirea accesului neautorizat;
• investigarea incidentelor de securitate.

Temei juridic:

• art. 6 alin. (1) lit. f) GDPR -- interesul legitim al Clinicii privind securitatea persoanelor, bunurilor și spațiilor;
• art. 6 alin. (1) lit. c) GDPR, atunci când prelucrarea este impusă de o obligație legală.

5.9. Date prelucrate prin sistemul de supraveghere video (CCTV)

Imaginile provenite din sistemul CCTV sunt prelucrate pentru:

• asigurarea securității pacienților, angajaților, colaboratorilor și vizitatorilor;
• protejarea bunurilor, echipamentelor și spațiilor Clinicii;
• prevenirea și investigarea furturilor, distrugerilor, accesului neautorizat și altor incidente de securitate;
• constatarea, exercitarea sau apărarea unor drepturi, atunci când este necesar.

Temei juridic:

• art. 6 alin. (1) lit. f) GDPR -- interesul legitim al Clinicii privind protecția persoanelor, bunurilor și spațiilor.

În cazul supravegherii angajaților sunt respectate suplimentar condițiile speciale prevăzute de legislația națională privind monitorizarea la locul de muncă.

Sistemul CCTV nu este utilizat pentru înregistrarea audio și nu este destinat recunoașterii faciale sau identificării biometrice.

Informațiile complete sunt prevăzute în Nota de informare privind supravegherea video (CCTV).

5.10. Utilizarea consimțământului

Clinica nu solicită consimțământul persoanei vizate ca temei juridic GDPR atunci când prelucrarea datelor este necesară pentru furnizarea serviciilor medicale, inclusiv pentru diagnostic, stabilirea și efectuarea tratamentului, documentarea actului medical și îndeplinirea obligațiilor legale aferente, dacă prelucrarea se întemeiază pe un alt temei juridic aplicabil potrivit art. 6 din GDPR și, în cazul datelor privind sănătatea, pe una dintre condițiile prevăzute la art. 9 alin. (2) din GDPR, în special art. 9 alin. (2) lit. h).

Această regulă privește exclusiv temeiul juridic al prelucrării datelor cu caracter personal și nu înlătură obligația obținerii consimțământului informat al pacientului sau, după caz, al reprezentantului legal pentru efectuarea actului medical, în condițiile legislației aplicabile.

Clinica acordă o protecție sporită datelor privind sănătatea pacienților, acestea reprezentând categorii speciale de date cu caracter personal în sensul art. 9 GDPR.

Informațiile privind starea de sănătate, investigațiile, diagnosticul, prognosticul, tratamentul, intervențiile efectuate, imaginile medicale, precum și celelalte informații obținute în legătură cu acordarea serviciilor medicale sunt confidențiale.

Obligația de confidențialitate se menține și după încetarea relației dintre pacient și Clinică și, în condițiile legii, după decesul pacientului.

6.1. Accesul la datele medicale

Accesul la datele medicale este permis numai persoanelor autorizate și numai în măsura necesară îndeplinirii atribuțiilor profesionale.

Medicii, personalul medical, personalul administrativ și colaboratorii Clinicii beneficiază de niveluri de acces corespunzătoare atribuțiilor și responsabilităților lor.

Calitatea de angajat sau colaborator al Clinicii nu conferă, prin ea însăși, dreptul de acces la toate datele pacienților.

Accesarea datelor unui pacient fără o justificare profesională este interzisă.

6.2. Comunicarea informațiilor medicale

Informațiile medicale pot fi comunicate:

• pacientului;
• reprezentantului legal, în cazurile și condițiile prevăzute de lege;
• persoanelor desemnate sau autorizate de pacient;
• profesioniștilor și furnizorilor de servicii medicale implicați în diagnosticul sau tratamentul pacientului, atunci când comunicarea este necesară;
• autorităților și instituțiilor competente, atunci când există o obligație sau un temei legal;
• altor destinatari, numai în condițiile prevăzute de lege.

Înaintea comunicării informațiilor, Clinica poate verifica identitatea solicitantului și dreptul acestuia de a primi informațiile respective.

6.3. Membrii familiei și aparținătorii

În cazul pacientului major care își poate exprima voința, simpla calitate de soț/soție, părinte, copil, rudă, aparținător sau persoană apropiată nu conferă un drept automat de acces la informațiile medicale ale acestuia.

Rudele și alte persoane pot fi informate în baza acordului pacientului, atunci când au fost desemnate de acesta sau în alte situații expres prevăzute de lege.

Pacientul poate stabili persoanele cărora Clinica le poate comunica informații privind starea sa de sănătate și poate retrage ulterior această autorizare, în condițiile legii.

Clinica poate verifica identitatea persoanei solicitante și existența dreptului acesteia de a primi informațiile solicitate.

6.4. Datele medicale ale pacienților minori

Datele medicale ale pacienților minori sunt confidențiale și beneficiază de o protecție adecvată naturii lor.

Părinții minorului au dreptul, potrivit legii, să solicite și să primească informații despre copil de la unitatea sanitară, inclusiv în condițiile în care părinții nu locuiesc împreună sau unul dintre aceștia nu exercită autoritatea părintească, sub rezerva unor eventuale limitări stabilite expres de lege sau de o autoritate competentă.

Reprezentantul legal al minorului poate solicita informații și copii ale documentelor medicale în condițiile legislației aplicabile. Clinica poate solicita documentele necesare verificării identității și a calității persoanei care exercită drepturile minorului.

Alte persoane care însoțesc minorul -- rude, aparținători sau alte persoane -- nu dobândesc numai prin această calitate un drept de acces la datele sale medicale, dacă nu sunt reprezentanți legali, nu au fost autorizate corespunzător sau nu există un alt temei legal.

Minorul este informat și implicat în luarea deciziilor medicale în funcție de vârsta și capacitatea sa de înțelegere, cu respectarea demnității, vieții private și interesului său superior

6.5. Comunicarea prin telefon, e-mail sau alte mijloace

Atunci când informațiile medicale sunt comunicate prin telefon, e-mail sau alte mijloace de comunicare, Clinica aplică măsuri rezonabile pentru:

• verificarea identității solicitantului, atunci când este necesar;
• verificarea destinatarului;
• utilizarea datelor de contact corespunzătoare;
• prevenirea transmiterii informațiilor către persoane neautorizate;
• protejarea documentelor și informațiilor transmise.

Informațiile medicale nu sunt comunicate unei persoane numai pentru faptul că aceasta declară că este membru al familiei sau aparținător al pacientului.

6.6. Protejarea confidențialității

Clinica aplică măsuri tehnice și organizatorice adecvate pentru protejarea datelor medicale împotriva accesului neautorizat, pierderii, modificării, divulgării sau utilizării necorespunzătoare.

Aceste măsuri includ, în funcție de situație, limitarea accesului pe baza atribuțiilor, protejarea sistemelor informatice și a documentelor, obligații de confidențialitate pentru personal și colaboratori, precum și instruirea acestora.

Orice incident care poate afecta confidențialitatea datelor medicale este analizat și gestionat potrivit procedurilor interne și cerințelor legale aplicabile.

Clinica nu divulgă și nu transmite date cu caracter personal către terți în mod nejustificat.

Datele pot fi comunicate numai în măsura în care acest lucru este necesar pentru furnizarea serviciilor medicale, îndeplinirea obligațiilor legale sau contractuale, protejarea drepturilor și intereselor legitime ale Clinicii ori în alte situații permise de lege.

În funcție de scopul prelucrării și de categoria de date, destinatarii pot include următoarele categorii:

7.1. Medici și alți profesioniști implicați în îngrijirea pacientului

Datele pacientului pot fi comunicate medicilor și altor profesioniști implicați efectiv în diagnosticarea, tratarea și monitorizarea acestuia, numai în limita informațiilor necesare realizării actului medical.

În cazul în care informațiile medicale sunt necesare altor furnizori de servicii medicale implicați în tratamentul pacientului, acestea pot fi comunicate în condițiile prevăzute de legislația medicală și cu respectarea obligației de confidențialitate și a secretului profesional.

7.2. Furnizori implicați în realizarea serviciilor stomatologice

În funcție de tratamentul efectuat, anumite date pot fi transmise către furnizori implicați în realizarea serviciilor medicale, precum:

• laboratoare de tehnică dentară;
• centre de radiologie și imagistică;
• laboratoare de analize, dacă este cazul;
• furnizori de dispozitive sau servicii medicale;
• alți furnizori implicați în realizarea diagnosticului sau tratamentului.

Se transmit numai datele necesare serviciului solicitat.

Atunci când identificarea directă a pacientului nu este necesară pentru realizarea serviciului, Clinica urmărește limitarea datelor transmise la ceea ce este strict necesar.

7.3. Persoane împuternicite și furnizori de servicii ai Clinicii

Pentru desfășurarea activității, Clinica poate utiliza furnizori externi care prelucrează date în numele său sau care, prin natura serviciului furnizat, pot avea acces la anumite date.

Aceștia pot include, după caz:

• furnizori de servicii IT și mentenanță;
• furnizori ai aplicațiilor de gestionare a pacienților și programărilor;
• furnizori de servicii de găzduire, stocare sau backup;
• furnizori de servicii de comunicații și e-mail;
• furnizori de servicii de contabilitate și salarizare;
• furnizori de arhivare și distrugere securizată a documentelor;
• furnizori de servicii de securitate;
• consultanți și alți prestatori care, prin natura serviciilor oferite, pot avea acces la date cu caracter personal.

Atunci când un furnizor prelucrează date cu caracter personal în numele Clinicii, acesta este selectat numai dacă oferă garanții suficiente privind aplicarea unor măsuri tehnice și organizatorice adecvate și este supus obligațiilor contractuale prevăzute de GDPR.

Furnizorii nu pot utiliza datele primite de la Clinică în scopuri proprii incompatibile cu serviciile pentru care au fost contractați.

7.4. Instituții financiar-bancare și furnizori de servicii de plată

În măsura necesară efectuării sau evidențierii plăților, anumite date pot fi comunicate:

• instituțiilor bancare;
• procesatorilor de plăți;
• altor furnizori de servicii financiare utilizați de Clinică.

Datele comunicate sunt limitate la cele necesare efectuării și justificării operațiunii respective.

7.5. Case de asigurări și alte entități din sistemul de sănătate

Dacă serviciile furnizate sau situația pacientului presupun raportarea ori decontarea unor servicii în cadrul sistemului de asigurări de sănătate, datele pot fi comunicate, în condițiile legii, către:

• Casa Națională de Asigurări de Sănătate;
• casele de asigurări de sănătate competente;
• alte instituții sau organisme din sistemul de sănătate cărora Clinica are obligația legală de a le transmite informații.

Se comunică numai datele și informațiile prevăzute sau necesare potrivit legislației aplicabile.

7.6. Autorități și instituții publice

Clinica poate comunica date cu caracter personal către autorități sau instituții publice atunci când există o obligație legală, o solicitare formulată în limitele competențelor legale ori un alt temei juridic valabil.

Acestea pot include, după caz:

• autorități din domeniul sănătății;
• autorități fiscale;
• autorități de control;
• instanțe judecătorești;
• organe de urmărire penală și alte organe judiciare;
• autorități sau organisme profesionale competente;
• Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal;
• alte autorități cărora legea le conferă dreptul de a solicita date.

Existența unei solicitări din partea unei autorități nu determină automat transmiterea tuturor informațiilor disponibile. Clinica verifică, în funcție de situație, competența solicitantului, temeiul juridic, scopul solicitării și categoriile de date necesare și transmite numai informațiile care pot fi comunicate legal și sunt adecvate scopului urmărit.

7.7. Asigurători, consultanți și persoane implicate în apărarea unor drepturi

Atunci când este necesar pentru soluționarea unei reclamații, gestionarea unui incident, constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept, datele pot fi comunicate, după caz:

• societăților de asigurare;
• avocaților;
• experților;
• auditorilor;
• consultanților de specialitate;
• instanțelor sau altor organisme competente.

În cazul datelor privind sănătatea sunt respectate suplimentar condițiile speciale aplicabile categoriilor speciale de date și obligația de confidențialitate.

7.8. Persoanele desemnate sau îndreptățite legal să primească informații despre pacient

Datele medicale pot fi comunicate:

• persoanelor desemnate sau autorizate de pacient;
• reprezentanților legali;
• părinților pacienților minori, în condițiile legii;
• altor persoane care demonstrează existența unui drept legal de acces.

Comunicarea se realizează numai după verificarea, atunci când este necesară, a identității și a calității persoanei solicitante.

Regulile privind confidențialitatea și accesul membrilor familiei, aparținătorilor și reprezentanților legali sunt prezentate la pct. 6 -- Confidențialitatea datelor medicale.

7.9. Personalul Clinicii

Datele pot fi accesate în interiorul Clinicii de angajați, medici și colaboratori numai în măsura în care accesul este necesar pentru îndeplinirea atribuțiilor profesionale.

Accesul intern nu este acordat în mod general, ci este limitat în funcție de responsabilități și de necesitatea profesională.

Toate persoanele autorizate sunt supuse obligațiilor legale, profesionale, contractuale sau interne de confidențialitate.

7.10. Rolul destinatarilor din perspectiva GDPR

În funcție de natura relației și de operațiunile efectiv desfășurate, destinatarii datelor pot avea calitatea de:

• persoane care acționează sub autoritatea Clinicii;
• persoane împuternicite de operator;
• operatori independenți;
• operatori asociați, dacă sunt îndeplinite condițiile legale;
• autorități sau instituții care primesc date în exercitarea atribuțiilor stabilite de lege.

Calitatea juridică a unui destinatar nu este stabilită numai prin denumirea contractului, ci în funcție de rolul efectiv exercitat în raport cu prelucrarea datelor.

7.11. Limitarea divulgării datelor

Indiferent de categoria destinatarului, Clinica urmărește ca divulgarea datelor să respecte principiile necesității, proporționalității și minimizării.

În acest sens:

• se transmit numai datele necesare scopului legitim urmărit;
• accesul este limitat la persoanele autorizate;
• pentru datele privind sănătatea sunt aplicate garanții suplimentare de confidențialitate;
• existența unui temei juridic este verificată înaintea comunicării, atunci când situația o impune;
• comunicările relevante pot fi documentate pentru asigurarea trasabilității.

Clinica nu comercializează și nu vinde datele cu caracter personal ale pacienților, angajaților, colaboratorilor sau ale altor persoane vizate.

Clinica urmărește ca datele cu caracter personal, în special datele privind sănătatea pacienților, să fie prelucrate și stocate, pe cât posibil, în cadrul Spațiului Economic European (SEE).

Cu toate acestea, utilizarea anumitor furnizori de servicii informatice, aplicații, servicii cloud, servicii de comunicații, suport tehnic sau alte soluții tehnologice poate determina, în anumite situații, transferul ori accesarea datelor din state aflate în afara SEE.

Un asemenea transfer va fi realizat numai dacă sunt îndeplinite condițiile prevăzute de Capitolul V din GDPR și există garanții adecvate pentru protejarea datelor.

8.1. Mecanisme utilizate pentru transfer

În funcție de situația concretă, transferul poate avea la bază:

• o decizie de adecvare a Comisiei Europene, prin care se constată că statul, teritoriul sau sectorul respectiv asigură un nivel adecvat de protecție;
• clauzele contractuale standard aprobate de Comisia Europeană (SCC);
• reguli corporatiste obligatorii sau alte garanții recunoscute de GDPR, atunci când sunt aplicabile;
• una dintre derogările prevăzute de art. 49 GDPR, numai în situațiile și condițiile expres prevăzute de Regulament.

În lipsa unei decizii de adecvare, Clinica va analiza, atunci când este necesar, dacă mecanismul de transfer utilizat oferă un nivel de protecție corespunzător și dacă sunt necesare măsuri suplimentare tehnice, contractuale sau organizatorice.

8.2. Furnizorii și subcontractanții

Atunci când un furnizor sau o persoană împuternicită utilizează subcontractanți aflați în afara SEE, Clinica urmărește, în funcție de rolul său și de informațiile disponibile:

• localizarea prelucrării și stocării datelor;
• existența unui mecanism legal pentru transfer;
• garanțiile contractuale oferite;
• măsurile tehnice și organizatorice aplicate;
• limitarea accesului la date;
• natura datelor transferate și riscurile asociate.

Pentru datele privind sănătatea se acordă o atenție sporită necesității, proporționalității și securității transferului.

8.3. Minimizarea transferurilor internaționale

Clinica aplică principiul minimizării și urmărește ca transferurile internaționale să fie limitate la datele strict necesare scopului urmărit.

Datele nu vor fi transferate în afara SEE exclusiv pentru comoditate, dacă scopul poate fi realizat printr-o soluție adecvată care oferă un nivel superior de protecție.

Persoanele vizate pot solicita informații suplimentare privind transferurile internaționale aplicabile datelor lor și garanțiile utilizate, prin contactarea Clinicii sau a Responsabilului cu protecția datelor -- DPO, folosind datele de contact prevăzute în prezenta Politică.

Clinica păstrează datele cu caracter personal numai pentru perioada necesară îndeplinirii scopurilor pentru care acestea au fost colectate și prelucrate, cu respectarea termenelor de păstrare stabilite de legislația aplicabilă.

La stabilirea perioadelor de păstrare sunt avute în vedere:

• scopul pentru care datele au fost colectate;
• natura și sensibilitatea datelor;
• obligațiile legale privind păstrarea documentelor;
• durata raportului contractual sau profesional;
• necesitatea asigurării continuității actului medical;
• termenele de prescripție aplicabile;
• necesitatea constatării, exercitării sau apărării unor drepturi;
• existența unor litigii, controale, reclamații sau investigații;
• principiul limitării stocării prevăzut de GDPR.

9.1. Datele și documentația medicală a pacienților

Documentele medicale ale pacienților sunt păstrate, ca regulă, timp de 5 ani de la data ultimului contact cu pacientul, dacă pentru anumite documente sau situații legislația aplicabilă nu prevede un termen diferit.

Această categorie poate include, după caz:

• fișa pacientului;
• documentele privind consultațiile și tratamentele;
• planurile de tratament;
• rezultatele investigațiilor;
• radiografiile și alte imagini medicale;
• fotografiile intraorale și extraorale realizate în scop medical;
• documentele privind intervențiile efectuate;
• consimțămintele și acordurile aferente actului medical;
• alte documente care fac parte din evidența medicală.

Dacă o dispoziție legală specială impune pentru un anumit document un termen de păstrare mai mare, se aplică termenul prevăzut de respectiva dispoziție.

La expirarea perioadei de păstrare, documentele sunt eliminate în condiții de securitate, cu respectarea cerințelor legale privind arhivarea și confidențialitatea.

9.2. Datele privind programările și solicitările de informații

Datele utilizate exclusiv pentru efectuarea și gestionarea unei programări sau pentru răspunsul la o solicitare sunt păstrate numai atât timp cât sunt necesare realizării acestui scop.

Dacă persoana devine pacient al Clinicii și informațiile respective sunt relevante pentru furnizarea serviciilor medicale, datele necesare pot fi integrate în documentația pacientului și păstrate potrivit termenelor aplicabile acesteia.

Datele care nu mai sunt necesare și pentru care nu există o obligație legală sau un alt temei pentru păstrare sunt șterse sau anonimizate.

9.3. Datele financiar-contabile

Datele cuprinse în facturi, chitanțe, registre contabile și alte documente financiar-contabile sunt păstrate pentru perioadele prevăzute de legislația fiscală și contabilă.

În prezent, registrele de contabilitate obligatorii și documentele justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitate se păstrează, ca regulă, 5 ani, calculați potrivit legislației contabile.

În cazul modificării termenelor legale, Clinica va aplica perioada de păstrare prevăzută de legislația în vigoare.

9.4. Datele angajaților

Datele angajaților sunt păstrate:

• pe durata raportului de muncă;
• ulterior încetării acestuia, pentru perioadele impuse de legislația muncii, fiscală, contabilă, de securitate socială, sănătate și securitate în muncă și arhivare;
• pentru perioada necesară soluționării eventualelor litigii sau apărării drepturilor Clinicii.

Termenele concrete diferă în funcție de categoria documentului și sunt stabilite prin regulile interne de păstrare și arhivare ale Clinicii, cu respectarea legislației aplicabile.

Informațiile detaliate sunt prevăzute în Nota de informare privind prelucrarea datelor cu caracter personal ale angajaților.

9.5. Datele medicilor și ale altor colaboratori

Datele medicilor și colaboratorilor sunt păstrate:

• pe durata raportului contractual;
• pentru perioada necesară demonstrării calificărilor, autorizațiilor și condițiilor profesionale aplicabile;
• ulterior încetării colaborării, pentru perioadele impuse de legislația fiscală, contabilă, profesională sau de alte obligații legale;
• pentru perioada necesară constatării, exercitării sau apărării unor drepturi.

Informațiile detaliate sunt prevăzute în Nota de informare privind prelucrarea datelor cu caracter personal ale medicilor și altor colaboratori.

9.6. Datele furnizorilor, prestatorilor și partenerilor contractuali

Datele reprezentanților, persoanelor de contact și, după caz, ale persoanelor fizice contractante sunt păstrate pe durata relației contractuale și ulterior pentru perioada necesară:

• îndeplinirii obligațiilor fiscale și contabile;
• soluționării obligațiilor contractuale rămase;
• constatării, exercitării sau apărării unor drepturi;
• respectării altor obligații legale aplicabile.

9.7. Înregistrările sistemului de supraveghere video -- CCTV

Înregistrările video sunt păstrate pentru o perioadă limitată și proporțională cu scopul de securitate urmărit.

Perioada standard de păstrare este de maximum 30 de zile, după care imaginile sunt șterse sau suprascrise, dacă nu există un motiv legal sau temeinic justificat pentru păstrarea anumitor secvențe pentru o perioadă mai mare.

Înregistrările aferente unui incident pot fi extrase și păstrate pentru perioada necesară investigării incidentului, soluționării unei reclamații, îndeplinirii unei solicitări legale ori constatării, exercitării sau apărării unui drept.

Informațiile complete sunt prevăzute în Nota de informare privind supravegherea video -- CCTV.

9.8. Datele utilizate pentru comunicări de marketing

Datele prelucrate în baza consimțământului pentru transmiterea comunicărilor comerciale sunt utilizate până la:

• retragerea consimțământului;
• exercitarea dreptului de opoziție, după caz;
• încetarea scopului pentru care au fost colectate;
• încetarea activității respective de marketing.

Retragerea consimțământului nu afectează legalitatea prelucrării efectuate anterior retragerii.

În măsura necesară demonstrării respectării obligațiilor legale, Clinica poate păstra pentru o perioadă adecvată dovada acordării sau retragerii consimțământului.

9.9. Datele colectate prin website și cookie-uri

Datele rezultate din utilizarea website-ului sunt păstrate în funcție de natura acestora și de scopul prelucrării.

Durata cookie-urilor și a tehnologiilor similare este prezentată în Politica privind cookie-urile și, după caz, în instrumentul de administrare a preferințelor disponibil pe website.

Datele tehnice și jurnalele necesare securității website-ului sunt păstrate numai pentru perioada justificată de scopul de securitate și de necesitatea investigării eventualelor incidente.

9.10. Datele aferente solicitărilor, reclamațiilor și exercitării drepturilor GDPR

Datele și documentele aferente:

• solicitărilor persoanelor vizate;
• reclamațiilor;
• sesizărilor;
• incidentelor de securitate;
• cererilor privind exercitarea drepturilor prevăzute de GDPR

sunt păstrate pentru perioada necesară soluționării acestora și ulterior pentru perioada necesară demonstrării modului în care Clinica și-a îndeplinit obligațiile legale și, după caz, pentru apărarea unor drepturi.

9.11. Litigii, controale și investigații

În situația în care anumite date sunt necesare într-un litigiu, control, investigație, reclamație sau altă procedură oficială, acestea pot fi păstrate peste termenul obișnuit, dar numai în măsura necesară soluționării situației respective și îndeplinirii obligațiilor legale aferente.

Această prelungire a perioadei de păstrare se aplică numai datelor relevante pentru situația respectivă.

9.12. Ștergerea, anonimizarea sau arhivarea datelor

La expirarea perioadei aplicabile, datele cu caracter personal sunt, după caz:

• șterse;
• distruse în condiții de securitate;
• anonimizate astfel încât persoana să nu mai poată fi identificată;
• arhivate, atunci când există o obligație legală de păstrare.

Clinica stabilește și revizuiește periodic termenele de păstrare și urmărește ca datele să nu fie menținute într-o formă care permite identificarea persoanelor mai mult decât este necesar.

Clinica aplică măsuri tehnice și organizatorice adecvate pentru protejarea datelor cu caracter personal împotriva accesului neautorizat, pierderii, distrugerii, modificării, divulgării sau utilizării necorespunzătoare.

Măsurile sunt stabilite în funcție de natura datelor prelucrate, scopurile prelucrării, sistemele utilizate și riscurile care pot afecta drepturile și libertățile persoanelor vizate.

O atenție sporită este acordată datelor privind sănătatea, având în vedere caracterul lor sensibil și obligațiile de confidențialitate specifice activității medicale.

10.1. Limitarea accesului la date

Accesul la date cu caracter personal este permis numai persoanelor autorizate și numai în măsura necesară îndeplinirii atribuțiilor profesionale.

Clinica urmărește aplicarea principiului „necesității de a cunoaște" (need-to-know), astfel încât fiecare angajat, medic sau colaborator să poată accesa numai informațiile necesare activității sale.

Drepturile de acces sunt stabilite și revizuite în funcție de responsabilitățile persoanelor autorizate.

10.2. Protejarea sistemelor și echipamentelor informatice

Clinica utilizează măsuri adecvate pentru protejarea sistemelor informatice și a echipamentelor prin care sunt prelucrate date cu caracter personal.

Aceste măsuri pot include, în funcție de sistemele utilizate:

• utilizarea conturilor individuale de acces;
• parole și mecanisme adecvate de autentificare;
• limitarea drepturilor administrative;
• actualizarea sistemelor și aplicațiilor;
• protecție împotriva programelor malițioase;
• protejarea conexiunilor și comunicațiilor;
• realizarea copiilor de siguranță;
• măsuri pentru restabilirea disponibilității datelor în cazul unor incidente;
• monitorizarea și verificarea funcționării sistemelor.

10.3. Protejarea documentelor în format fizic

Documentele care conțin date cu caracter personal, inclusiv documentația medicală, sunt păstrate și utilizate astfel încât să fie prevenit accesul persoanelor neautorizate.

În funcție de natura documentelor, sunt aplicate măsuri privind:

• limitarea accesului în spațiile de păstrare;
• depozitarea în mobilier sau spații adecvate;
• evitarea lăsării documentelor la vedere în zone accesibile publicului;
• predarea și arhivarea controlată a documentelor;
• distrugerea în condiții de securitate după expirarea termenului de păstrare.

10.4. Confidențialitatea personalului și colaboratorilor

Angajații, medicii și ceilalți colaboratori care au acces la date cu caracter personal sunt supuși obligațiilor legale, profesionale, contractuale și interne de confidențialitate.

Aceștia sunt obligați:

• să utilizeze datele numai în scop profesional;
• să nu divulge informațiile persoanelor neautorizate;
• să respecte drepturile de acces stabilite;
• să protejeze documentele și mijloacele de autentificare;
• să respecte procedurile interne privind protecția datelor și securitatea informațiilor;
• să raporteze fără întârziere incidentele sau suspiciunile privind securitatea datelor.

Obligația de confidențialitate continuă și după încetarea raportului de muncă sau colaborare.

10.5. Instruirea și responsabilizarea personalului

Clinica asigură informarea și instruirea periodică a persoanelor care prelucrează date cu caracter personal.

Instruirile urmăresc, în special:

• respectarea confidențialității;
• accesarea datelor numai în scop profesional;
• transmiterea în siguranță a informațiilor;
• utilizarea corectă a sistemelor informatice;
• prevenirea erorilor umane;
• recunoașterea și raportarea incidentelor de securitate;
• respectarea procedurilor interne privind protecția datelor.

10.6. Securitatea transmiterii datelor

Atunci când datele sunt transmise prin e-mail, aplicații informatice, servicii de comunicații sau alte mijloace electronice, Clinica urmărește aplicarea unor măsuri adecvate pentru reducerea riscului de divulgare neautorizată.

În funcție de situație, acestea pot include:

• verificarea identității și a destinatarului;
• utilizarea canalelor și adreselor autorizate;
• limitarea informațiilor la ceea ce este necesar;
• protejarea documentelor sau a canalului de transmitere;
• verificarea documentelor și atașamentelor înainte de expediere;
• utilizarea unor măsuri suplimentare de securitate pentru informațiile sensibile.

10.7. Protecția datelor în relația cu furnizorii

Atunci când furnizorii de servicii pot avea acces la date cu caracter personal, Clinica urmărește selectarea unor furnizori care oferă garanții adecvate privind securitatea și confidențialitatea informațiilor.

În funcție de rolul juridic al furnizorului, sunt stabilite obligații contractuale privind:

• utilizarea datelor numai în scopurile autorizate;
• confidențialitatea;
• măsurile tehnice și organizatorice;
• limitarea accesului;
• gestionarea incidentelor;
• utilizarea subcontractanților;
• returnarea sau ștergerea datelor la încetarea serviciului.

10.8. Gestionarea incidentelor de securitate

Clinica aplică proceduri pentru identificarea, raportarea, analizarea și gestionarea incidentelor care pot afecta datele cu caracter personal.

În funcție de natura și gravitatea incidentului, sunt adoptate măsuri pentru:

• limitarea efectelor;
• protejarea persoanelor afectate;
• recuperarea sau securizarea informațiilor;
• identificarea cauzelor;
• prevenirea repetării incidentului;
• documentarea situației;
• îndeplinirea obligațiilor de notificare sau informare prevăzute de GDPR, atunci când sunt aplicabile.

10.9. Revizuirea măsurilor de securitate

Măsurile tehnice și organizatorice sunt revizuite și actualizate atunci când:

• apar modificări ale sistemelor sau tehnologiilor utilizate;
• sunt introduse noi activități de prelucrare;
• apar noi riscuri sau vulnerabilități;
• se produc incidente de securitate;
• se modifică cerințele legale sau contractuale;
• rezultatele verificărilor interne indică necesitatea unor măsuri suplimentare.

Clinica urmărește ca nivelul de securitate aplicat să rămână adecvat riscurilor asociate prelucrării datelor.

10.10. Limitele informațiilor publice privind securitatea

Din motive de securitate, prezenta Politică descrie numai la nivel general măsurile aplicate de Clinică.

Detaliile privind configurațiile tehnice, drepturile de acces, infrastructura informatică, procedurile operaționale și alte elemente care ar putea afecta securitatea sistemelor sunt păstrate în documentația internă și sunt accesibile numai persoanelor autorizate.

Persoanele ale căror date cu caracter personal sunt prelucrate de Clinică beneficiază de drepturile prevăzute de Regulamentul (UE) 2016/679 -- GDPR.

Exercitarea acestor drepturi se realizează în condițiile și limitele stabilite de GDPR și de legislația aplicabilă.

Drepturile prevăzute de GDPR nu sunt absolute. În anumite situații, Clinica poate avea obligația sau dreptul de a continua prelucrarea ori păstrarea anumitor date, chiar dacă persoana solicită încetarea prelucrării sau ștergerea acestora.

11.1. Dreptul de acces

Persoana vizată are dreptul să obțină confirmarea dacă Clinica prelucrează sau nu date cu caracter personal care o privesc și, în caz afirmativ, să obțină acces la acestea și la informații privind, printre altele:

• scopurile prelucrării;
• categoriile de date prelucrate;
• destinatarii sau categoriile de destinatari;
• perioada de păstrare sau criteriile utilizate pentru stabilirea acesteia;
• existența drepturilor prevăzute de GDPR;
• sursa datelor, dacă acestea nu au fost obținute direct de la persoana vizată;
• existența unor transferuri internaționale, atunci când este cazul;
• existența unui proces decizional automatizat, dacă acesta este utilizat.

Persoana vizată poate solicita și o copie a datelor cu caracter personal care fac obiectul prelucrării.

Furnizarea unei copii nu trebuie să aducă atingere drepturilor și libertăților altor persoane, inclusiv dreptului acestora la viață privată și confidențialitate.

În cazul documentației medicale se aplică și dispozițiile speciale privind accesul pacientului la propriile informații și documente medicale.

11.2. Dreptul la rectificare

Persoana vizată poate solicita corectarea datelor cu caracter personal inexacte și completarea datelor incomplete.

În cazul documentației medicale, dreptul la rectificare nu presupune ștergerea sau modificarea nejustificată a constatărilor, diagnosticului ori opiniilor medicale consemnate în mod legal.

Dacă este necesar, informațiile pot fi corectate, completate sau clarificate astfel încât documentația să reflecte în mod corect situația și istoricul medical, cu păstrarea trasabilității modificărilor atunci când aceasta este necesară.

11.3. Dreptul la ștergerea datelor („dreptul de a fi uitat")

Persoana vizată poate solicita ștergerea datelor în situațiile prevăzute de art. 17 GDPR, de exemplu atunci când:

• datele nu mai sunt necesare scopului pentru care au fost colectate;
• persoana își retrage consimțământul, iar prelucrarea nu se bazează pe un alt temei juridic;
• persoana se opune prelucrării și nu există motive legitime care să prevaleze;
• datele au fost prelucrate ilegal.

Dreptul la ștergere nu este absolut.

Clinica poate refuza ștergerea atunci când păstrarea datelor este necesară, printre altele:

• pentru respectarea unei obligații legale;
• pentru furnizarea și documentarea serviciilor medicale, în condițiile legii;
• pentru păstrarea documentației medicale pe perioada obligatorie;
• pentru constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept;
• în alte situații prevăzute de art. 17 alin. (3) GDPR.

Prin urmare, solicitarea pacientului de „ștergere a dosarului medical" nu determină automat eliminarea documentației pe care Clinica are obligația legală să o păstreze.

11.4. Dreptul la restricționarea prelucrării

Persoana vizată poate solicita restricționarea prelucrării în cazurile prevăzute de GDPR, de exemplu atunci când:

• contestă exactitatea datelor, pentru perioada necesară verificării acestora;
• prelucrarea este ilegală, dar persoana se opune ștergerii datelor;
• Clinica nu mai are nevoie de date, dar persoana solicită păstrarea lor pentru constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept;
• persoana s-a opus prelucrării, pentru perioada în care se verifică dacă motivele legitime ale Clinicii prevalează.

În perioada restricționării, datele pot fi păstrate, iar celelalte operațiuni asupra acestora sunt limitate potrivit GDPR.

11.5. Dreptul la portabilitatea datelor

În condițiile art. 20 GDPR, persoana vizată poate solicita să primească datele cu caracter personal pe care le-a furnizat Clinicii într-un format structurat, utilizat în mod curent și care poate fi citit automat și, atunci când este posibil, transmiterea acestora către un alt operator.

Acest drept se aplică numai atunci când:

• prelucrarea se bazează pe consimțământ sau pe executarea unui contract; și
• prelucrarea este efectuată prin mijloace automate.

Dreptul la portabilitate nu se aplică automat tuturor informațiilor existente în dosarul medical și nu trebuie să aducă atingere drepturilor și libertăților altor persoane.

Acest drept nu afectează dreptul pacientului de a solicita accesul și copii ale documentelor medicale în condițiile legislației aplicabile.

11.6. Dreptul la opoziție

Persoana vizată are dreptul să se opună, din motive legate de situația sa particulară, prelucrării datelor atunci când aceasta se întemeiază pe interesul legitim al Clinicii, în condițiile art. 21 GDPR.

În urma opoziției, Clinica va înceta prelucrarea, cu excepția cazului în care demonstrează existența unor motive legitime și imperioase care prevalează asupra intereselor, drepturilor și libertăților persoanei vizate sau dacă prelucrarea este necesară pentru constatarea, exercitarea ori apărarea unui drept.

În cazul utilizării datelor în scop de marketing direct, persoana vizată se poate opune în orice moment, iar datele nu vor mai fi utilizate în acest scop.

11.7. Dreptul de retragere a consimțământului

Atunci când o prelucrare se bazează pe consimțământ, persoana vizată îl poate retrage în orice moment.

Retragerea consimțământului:

• nu afectează legalitatea prelucrării efectuate înainte de retragere;
• nu afectează prelucrările care se bazează pe alte temeiuri juridice;
• nu trebuie să afecteze accesul la serviciile medicale atunci când prelucrarea pentru care s-a solicitat consimțământul este opțională.

De exemplu, retragerea consimțământului pentru utilizarea unei fotografii în scop promoțional nu determină ștergerea documentației medicale pe care Clinica trebuie să o păstreze în baza unui alt temei juridic.

11.8. Dreptul de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrare automată

Persoana vizată are dreptul, în condițiile art. 22 GDPR, să nu facă obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrarea automată, inclusiv profilare, care produce efecte juridice asupra sa sau o afectează în mod similar într-o măsură semnificativă.

Clinica nu utilizează, în mod obișnuit, procese decizionale exclusiv automatizate care să producă asemenea efecte asupra pacienților.

Dacă în viitor ar fi utilizat un astfel de sistem, persoanele vizate vor fi informate potrivit cerințelor GDPR.

11.9. Dreptul de a depune o plângere

Dacă o persoană consideră că datele sale cu caracter personal sunt prelucrate cu încălcarea GDPR, aceasta are dreptul să depună o plângere la:

Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal -- ANSPDCP.

Exercitarea acestui drept nu împiedică persoana să se adreseze în prealabil Clinicii sau Responsabilului cu protecția datelor -- DPO pentru clarificarea și soluționarea situației.

11.10. Dreptul la o cale de atac judiciară

Persoana vizată are dreptul de a se adresa instanțelor competente atunci când consideră că drepturile de care beneficiază în temeiul legislației privind protecția datelor au fost încălcate.

11.11. Exercitarea drepturilor în cazul minorilor și al persoanelor reprezentate

Drepturile privind protecția datelor pot fi exercitate, după caz:

• direct de persoana vizată;
• de părintele sau reprezentantul legal al minorului, în condițiile legii;
• de reprezentantul legal al persoanei vizate;
• de o persoană împuternicită în mod corespunzător, atunci când legislația permite.

Clinica poate verifica identitatea solicitantului și calitatea în care acesta exercită drepturile, pentru a preveni divulgarea datelor către persoane neautorizate.

În cazul minorilor sunt avute în vedere, în condițiile legislației aplicabile, vârsta, capacitatea de înțelegere și drepturile copilului.

Persoanele vizate își pot exercita drepturile prevăzute de GDPR prin transmiterea unei cereri către Clinică.

Cererea poate fi transmisă:

• în format scris, la sediul Clinicii;
• prin e-mail, la adresa: office@stelidental.ro;
• prin intermediul Responsabilului cu protecția datelor -- DPO, la adresa: dpo@riscuri.ro;
• prin alte mijloace puse la dispoziție de Clinică și comunicate persoanelor vizate.

Cererea trebuie să permită identificarea suficientă a persoanei vizate și a dreptului pe care aceasta dorește să îl exercite.

12.1. Verificarea identității solicitantului

Pentru protejarea datelor împotriva divulgării către persoane neautorizate, Clinica poate solicita informații suplimentare atunci când există îndoieli rezonabile cu privire la identitatea persoanei care formulează cererea.

Verificarea identității se realizează proporțional cu natura datelor solicitate și cu riscul asociat divulgării acestora.

Clinica nu va solicita, ca regulă generală, mai multe date decât sunt necesare pentru verificarea identității.

În cazul solicitărilor privind date medicale sau alte informații sensibile, pot fi aplicate măsuri suplimentare de verificare.

12.2. Cereri formulate prin reprezentant

Drepturile pot fi exercitate și printr-un reprezentant, atunci când acest lucru este permis de lege.

În această situație, Clinica poate solicita:

• verificarea identității reprezentantului;
• documentul care dovedește calitatea sau împuternicirea acestuia;
• alte informații strict necesare pentru verificarea dreptului de reprezentare.

În cazul minorilor sau al persoanelor reprezentate legal, sunt aplicate regulile speciale privind reprezentarea și accesul la informații prevăzute de legislația aplicabilă.

12.3. Clarificarea cererii

Dacă cererea este neclară, foarte generală sau nu permite identificarea datelor ori operațiunilor vizate, Clinica poate solicita persoanei informații suplimentare pentru clarificarea acesteia.

În special, în cazul unei solicitări de acces care privește un volum mare de date, persoana poate fi rugată să precizeze informațiile, perioadele sau activitățile de prelucrare la care se referă solicitarea.

Solicitarea de clarificări nu va fi utilizată pentru limitarea nejustificată a exercitării drepturilor.

12.4. Termenul de răspuns

Clinica va comunica informații privind măsurile luate în urma unei cereri privind exercitarea drepturilor fără întârzieri nejustificate și, în orice caz, în cel mult o lună de la primirea cererii.

În funcție de complexitatea și numărul cererilor, termenul poate fi prelungit cu cel mult două luni.

În cazul prelungirii termenului, persoana vizată va fi informată în termen de o lună de la primirea cererii cu privire la:

• prelungirea termenului;
• motivele întârzierii.

12.5. Modalitatea de comunicare a răspunsului

Dacă cererea a fost transmisă în format electronic, răspunsul va fi furnizat, de regulă, prin mijloace electronice, dacă persoana vizată nu solicită un alt mod de comunicare și dacă acesta poate fi utilizat în condiții de securitate.

În cazul datelor medicale sau al altor informații sensibile, Clinica poate utiliza măsuri suplimentare pentru protejarea transmiterii și verificarea destinatarului.

12.6. Costurile exercitării drepturilor

Exercitarea drepturilor prevăzute de GDPR este, ca regulă, gratuită.

În cazul în care cererile sunt vădit nefondate sau excesive, în special din cauza caracterului lor repetitiv, Clinica poate, în condițiile art. 12 GDPR:

• percepe o taxă rezonabilă, ținând seama de costurile administrative necesare furnizării informațiilor sau adoptării măsurilor solicitate; sau
• refuza să dea curs cererii.

Sarcina de a demonstra caracterul vădit nefondat sau excesiv al cererii revine Clinicii.

12.7. Situația în care Clinica nu poate da curs cererii

Dacă, în urma analizei, Clinica constată că nu poate da curs integral sau parțial unei solicitări, persoana vizată va fi informată, fără întârzieri nejustificate și cel târziu în termenul legal, cu privire la:

• motivele pentru care solicitarea nu poate fi soluționată în forma solicitată;
• dreptul de a depune o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal -- ANSPDCP;
• dreptul de a se adresa instanțelor competente.

Un refuz trebuie să fie justificat în raport cu situația concretă și cu dispozițiile legale aplicabile.

12.8. Exercitarea drepturilor privind documentația medicală

Solicitările referitoare la accesul, rectificarea, copierea sau alte operațiuni asupra documentației medicale sunt analizate atât potrivit GDPR, cât și potrivit legislației speciale privind drepturile pacientului și păstrarea documentației medicale.

Exercitarea drepturilor GDPR nu poate determina:

• ștergerea documentelor pe care Clinica are obligația legală să le păstreze;
• modificarea nejustificată a consemnărilor medicale;
• divulgarea datelor altor persoane;
• încălcarea obligației de secret profesional;
• afectarea drepturilor și libertăților altor persoane.

12.9. Plângerea la ANSPDCP

Dacă persoana vizată este nemulțumită de modul în care Clinica a soluționat cererea sau nu a primit răspuns în termenul legal, aceasta are dreptul să depună o plângere la:

Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal -- ANSPDCP

Datele actualizate de contact și modalitatea de depunere a plângerilor sunt disponibile pe website-ul oficial al Autorității.

Exercitarea dreptului de a depune o plângere nu afectează dreptul persoanei de a utiliza celelalte căi administrative sau judiciare prevăzute de lege.

12.10. Date de contact pentru exercitarea drepturilor

Solicitările privind protecția datelor pot fi adresate:

STELIDENTAL SRL
Adresă: Brăila, B-dul Indepedenței, nr. 216, construcția C 11
E-mail: office@stelidental.ro
Telefon: +40 723 137 978

sau,

Responsabilului cu protecția datelor -- DPO
E-mail: dpo@riscuri.ro
Pentru soluționarea solicitării, Clinica poate contacta persoana vizată dacă sunt necesare clarificări sau informații suplimentare.

Clinica poate prelucra date cu caracter personal și prin intermediul website-ului său, atunci când persoanele utilizează formulare online, solicită informații, efectuează programări sau folosesc alte funcționalități disponibile.

Prelucrarea se realizează numai în scopuri determinate și în conformitate cu principiile de legalitate, transparență, minimizare și securitate.

13.1. Date colectate prin website

În funcție de funcționalitățile disponibile, pot fi prelucrate:

• numele și prenumele;
• numărul de telefon;
• adresa de e-mail;
• informațiile furnizate prin formularul de contact;
• datele necesare efectuării unei programări;
• informații tehnice privind dispozitivul și browserul utilizat;
• adresa IP;
• data și ora accesării;
• informații privind utilizarea website-ului;
• identificatori online și informații colectate prin cookie-uri sau tehnologii similare.

Clinica solicită prin formularele online numai datele necesare scopului pentru care acestea sunt colectate.

13.2. Formularele de contact și solicitările online

Datele transmise prin formularele de contact sunt utilizate pentru:

• răspunsul la solicitările persoanelor;
• furnizarea informațiilor solicitate;
• gestionarea comunicării cu persoana interesată;
• inițierea, dacă este cazul, a unei relații privind furnizarea serviciilor medicale.

Persoanele sunt rugate să nu transmită prin formularele generale ale website-ului mai multe informații medicale decât sunt necesare pentru soluționarea solicitării.

În cazul în care pentru furnizarea unui serviciu sunt necesare informații medicale, Clinica poate indica un canal adecvat și securizat pentru transmiterea acestora.

13.3. Programările online

Dacă website-ul permite efectuarea programărilor online, datele furnizate sunt utilizate pentru:

• identificarea persoanei;
• înregistrarea programării;
• confirmarea, modificarea sau anularea acesteia;
• comunicarea informațiilor administrative necesare;
• pregătirea furnizării serviciului solicitat.

Datele colectate sunt limitate la ceea ce este necesar pentru gestionarea programării.

13.4. Cookie-uri și tehnologii similare

Website-ul poate utiliza cookie-uri și tehnologii similare pentru funcționarea tehnică, securitate, memorarea preferințelor și, după caz, analizarea modului în care este utilizat website-ul.

Cookie-urile pot fi:

• strict necesare, indispensabile funcționării website-ului și furnizării serviciilor solicitate de utilizator;
• funcționale, utilizate pentru memorarea unor preferințe;
• de analiză/statistică, utilizate pentru înțelegerea modului în care este utilizat website-ul;
• de marketing, dacă asemenea tehnologii sunt utilizate de Clinică.

Cookie-urile care nu sunt strict necesare sunt utilizate numai în condițiile prevăzute de legislația aplicabilă și, atunci când este necesar, după exprimarea consimțământului utilizatorului.

13.5. Gestionarea consimțământului pentru cookie-uri

La prima accesare a website-ului, utilizatorului îi poate fi prezentat un mecanism prin care poate:

• accepta cookie-urile opționale;
• refuza cookie-urile opționale;
• selecta categoriile de cookie-uri pe care le acceptă;
• modifica ulterior opțiunile exprimate.

Refuzul cookie-urilor opționale nu trebuie să împiedice accesul la funcționalitățile esențiale ale website-ului.

Consimțământul poate fi retras în orice moment, prin mecanismul de gestionare a preferințelor disponibil pe website, atunci când acesta este implementat.

13.6. Securitatea website-ului

Clinica aplică măsuri tehnice și organizatorice adecvate pentru protejarea datelor transmise prin website împotriva:

• accesului neautorizat;
• interceptării;
• modificării;
• pierderii;
• divulgării neautorizate;
• atacurilor informatice.

Din motive de securitate, detaliile tehnice privind infrastructura și configurația website-ului nu sunt publicate.

13.7. Politica privind cookie-urile

Informațiile detaliate privind:

• tipurile de cookie-uri utilizate;
• furnizorii acestora;
• scopul fiecărui cookie;
• durata de funcționare;
• caracterul necesar sau opțional;
• modalitatea de acordare și retragere a consimțământului

sunt prezentate în documentul distinct Politica privind cookie-urile, disponibil pe website-ul Clinicii.

Prezenta Politică de confidențialitate oferă cadrul general privind prelucrarea datelor prin website, iar Politica privind cookie-urile completează această informare în ceea ce privește utilizarea cookie-urilor și tehnologiilor similare.

Clinica utilizează un sistem de supraveghere video în anumite zone ale sediului, în scopul asigurării securității persoanelor, bunurilor, echipamentelor și spațiilor, precum și pentru prevenirea și investigarea incidentelor de securitate.

Supravegherea video este realizată cu respectarea principiilor necesității, proporționalității, minimizării datelor și transparenței.

14.1. Persoanele care pot fi surprinse de sistemul CCTV

Sistemul poate surprinde, în funcție de zonele supravegheate:

• pacienți;
• aparținători și însoțitori;
• vizitatori;
• angajați;
• medici și alți colaboratori;
• reprezentanți ai furnizorilor și prestatorilor;
• alte persoane care pătrund în zonele supravegheate.

14.2. Scopurile supravegherii

Imaginile sunt prelucrate, după caz, pentru:

• protejarea persoanelor;
• protejarea bunurilor și echipamentelor;
• prevenirea accesului neautorizat;
• prevenirea furturilor, distrugerilor și actelor de vandalism;
• investigarea incidentelor de securitate;
• constatarea, exercitarea sau apărarea unor drepturi.

Sistemul CCTV nu este utilizat în scop de marketing și nu este destinat monitorizării excesive sau nejustificate a activității angajaților.

14.3. Temeiul juridic

Prelucrarea imaginilor se realizează, în principal, în baza interesului legitim al Clinicii, conform art. 6 alin. (1) lit. f) GDPR, constând în necesitatea protejării persoanelor, bunurilor și spațiilor și în prevenirea incidentelor de securitate.

Atunci când supravegherea surprinde angajații, sunt respectate și condițiile speciale prevăzute de legislația națională privind monitorizarea la locul de muncă.

Consimțământul persoanelor surprinse de camere nu reprezintă, ca regulă, temeiul juridic al supravegherii video.

14.4. Zonele supravegheate

Camerele pot fi amplasate în zone precum:

• intrările și ieșirile;
• recepția;
• holurile și căile de acces;
• spațiile comune;
• zonele de acces către spații restricționate;
• curtea, parcarea sau perimetrul exterior.

Nu se realizează supraveghere video în grupuri sanitare, vestiare sau alte spații în care persoanele beneficiază de un nivel ridicat de intimitate.

În cabinetele și spațiile în care se desfășoară consultații, examinări sau tratamente medicale nu se realizează, ca regulă, supraveghere video, având în vedere natura activității medicale și nivelul ridicat de confidențialitate datorat pacientului.

14.5. Înregistrarea audio și recunoașterea facială

Sistemul CCTV al Clinicii nu utilizează înregistrarea audio.

De asemenea, sistemul nu este utilizat pentru recunoașterea facială, identificarea biometrică sau profilarea persoanelor.

14.6. Durata de păstrare

Înregistrările video sunt păstrate pentru o perioadă limitată și proporțională cu scopul urmărit.

Perioada standard de păstrare este de maximum 30 de zile, după care imaginile sunt șterse sau suprascrise automat, cu excepția situațiilor în care anumite secvențe trebuie păstrate pentru o perioadă mai mare, de exemplu:

• pentru investigarea unui incident;
• pentru soluționarea unei reclamații;
• pentru constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept;
• la solicitarea legală a unei autorități competente.

În asemenea situații sunt păstrate numai imaginile relevante și numai pentru perioada necesară scopului respectiv.

14.7. Accesul la înregistrări

Accesul la imaginile CCTV este limitat la persoanele autorizate și se realizează numai în scopurile pentru care sistemul a fost instalat.

Imaginile pot fi comunicate, în condițiile legii, către:

• organele de poliție;
• organele judiciare;
• instanțe;
• alte autorități competente;
• alte persoane sau entități, numai dacă există un temei juridic corespunzător.

Accesarea, copierea, exportarea sau divulgarea imaginilor în alte scopuri este interzisă.

14.8. Informarea persoanelor supravegheate

Zonele supravegheate sunt semnalizate prin pictograme și informații vizibile amplasate înainte de intrarea în aria de acoperire a camerelor.

Acestea reprezintă primul nivel de informare privind supravegherea video.

Informațiile detaliate privind:

• scopurile supravegherii;
• temeiul juridic;
• zonele monitorizate;
• perioada de păstrare;
• accesul la imagini;
• destinatarii;
• drepturile persoanelor vizate;
• modalitatea de exercitare a drepturilor

sunt prevăzute în documentul distinct Nota de informare privind supravegherea video -- CCTV, disponibil la recepția Clinicii și/sau pe website.

Clinica poate utiliza anumite date cu caracter personal pentru transmiterea de informații privind serviciile, ofertele, campaniile sau alte activități cu caracter comercial numai cu respectarea legislației aplicabile privind protecția datelor și comunicațiile electronice.

15.1. Comunicările administrative și medicale nu reprezintă marketing

Nu sunt considerate comunicări de marketing mesajele transmise în legătură directă cu furnizarea serviciilor solicitate de pacient, precum:

• confirmarea, modificarea sau anularea unei programări;
• reamintirea unei programări;
• comunicarea unor informații administrative privind consultația sau tratamentul;
• transmiterea unor informații solicitate de pacient;
• comunicările necesare continuității actului medical;
• alte mesaje necesare executării relației cu pacientul sau îndeplinirii obligațiilor legale ale Clinicii.

Pentru aceste comunicări, Clinica nu solicită consimțământ pentru marketing dacă există un alt temei juridic corespunzător prelucrării.

15.2. Comunicările de marketing

Pot reprezenta comunicări de marketing, de exemplu:

• prezentarea unor servicii sau tratamente noi;
• oferte și reduceri;
• campanii promoționale;
• invitații la acțiuni cu caracter comercial;
• newslettere;
• alte mesaje destinate promovării serviciilor Clinicii.

Atunci când legislația impune consimțământul, astfel de comunicări sunt transmise numai persoanelor care și-au exprimat în prealabil acordul în mod liber, specific, informat și neechivoc.

Consimțământul pentru marketing este distinct de consimțământul pentru actul medical și nu reprezintă o condiție pentru acordarea serviciilor medicale.

15.3. Comunicările comerciale electronice

Transmiterea comunicărilor comerciale prin e-mail, SMS sau alte mijloace de comunicații electronice se realizează cu respectarea condițiilor prevăzute de legislația specială privind comunicațiile electronice.

Ca regulă, asemenea comunicări sunt transmise în baza consimțământului expres prealabil al destinatarului.

În situațiile permise de lege, datele de contact electronic obținute direct de la un client cu ocazia furnizării unui serviciu pot fi utilizate pentru promovarea unor servicii proprii similare, dacă persoanei i s-a oferit în mod clar posibilitatea de a se opune, simplu și gratuit, atât la colectarea datelor, cât și cu ocazia fiecărei comunicări.

15.4. Dreptul de retragere a consimțământului și de opoziție

Persoana poate retrage în orice moment consimțământul acordat pentru marketing.

De asemenea, atunci când datele sunt prelucrate în scop de marketing direct, persoana vizată are dreptul de a se opune în orice moment și în mod gratuit, iar după exercitarea acestui drept datele nu vor mai fi utilizate în scopul respectiv. Art. 21 GDPR impune și ca acest drept să fie adus explicit în atenția persoanei, cel târziu la prima comunicare.

Fiecare comunicare comercială electronică va include, atunci când este cazul, o modalitate simplă prin care destinatarul poate solicita încetarea comunicărilor.

Retragerea consimțământului pentru marketing nu afectează:

• legalitatea prelucrărilor efectuate anterior retragerii;
• furnizarea serviciilor medicale;
• comunicările necesare privind programările sau tratamentul;
• prelucrările realizate în baza unei obligații legale sau a unui alt temei juridic.

15.5. Utilizarea datelor privind sănătatea în scop de marketing

Clinica nu utilizează, ca regulă, informațiile privind diagnosticul, tratamentul, istoricul medical sau alte date privind sănătatea pacientului pentru profilare ori marketing personalizat.

Utilizarea unor date medicale pentru un scop distinct de furnizarea serviciilor medicale necesită o analiză juridică separată și respectarea condițiilor suplimentare aplicabile categoriilor speciale de date prevăzute de art. 9 GDPR.

În cazul în care o activitate de marketing ar presupune prelucrarea datelor privind sănătatea, aceasta nu va fi realizată numai în baza unui consimțământ general pentru primirea comunicărilor comerciale.

15.6. Fotografii și imagini utilizate în scop promoțional

Fotografiile, înregistrările video, imaginile „înainte și după", mărturiile pacienților sau alte materiale din care pacientul poate fi identificat nu sunt utilizate în scop publicitar sau promoțional numai pentru faptul că au fost realizate în cadrul tratamentului.

Utilizarea lor într-un scop distinct, precum:

• website-ul Clinicii;
• rețele sociale;
• materiale publicitare;
• prezentări promoționale;
• campanii de marketing

se realizează numai dacă există un temei juridic corespunzător și au fost respectate cerințele speciale privind confidențialitatea medicală și, după caz, consimțământul explicit al persoanei.

Refuzul sau retragerea acordului pentru utilizarea imaginilor în scop promoțional nu afectează în niciun fel acordarea serviciilor medicale.

15.7. Datele minorilor și marketingul

Clinica aplică o protecție sporită datelor minorilor și evită utilizarea acestora în activități de marketing sau promovare.

Orice eventuală utilizare a imaginii sau a altor date ale unui minor în scop promoțional va fi analizată distinct, cu respectarea legislației aplicabile, a regulilor privind reprezentarea minorului și a interesului superior al copilului.

15.8. Evidența opțiunilor privind marketingul

Clinica poate păstra informațiile necesare pentru a demonstra:

• acordarea consimțământului;
• data și modalitatea în care acesta a fost acordat;
• retragerea consimțământului;
• exercitarea dreptului de opoziție.

După retragerea consimțământului sau formularea unei opoziții, anumite date de contact pot fi păstrate într-o evidență de excludere, în măsura necesară pentru a preveni transmiterea accidentală a unor noi comunicări comerciale către persoana respectivă.

Prezenta Politică poate fi modificată și actualizată periodic pentru a reflecta schimbările intervenite în activitatea Clinicii, în modalitățile de prelucrare a datelor cu caracter personal, în sistemele și tehnologiile utilizate sau în cerințele legale aplicabile.

Politica poate fi revizuită, în special, atunci când:

• sunt introduse servicii sau activități noi;
• sunt modificate scopurile sau modalitățile de prelucrare a datelor;
• sunt implementate noi aplicații, platforme sau soluții informatice;
• sunt utilizați noi furnizori care pot implica prelucrarea datelor;
• sunt modificate termenele de păstrare;
• apar modificări legislative sau orientări relevante ale autorităților competente;
• sunt identificate riscuri sau necesități de îmbunătățire în urma unor verificări, incidente sau evaluări interne.

16.1. Informarea privind modificările

Versiunea actualizată a Politicii va fi disponibilă pe website-ul Clinicii și la recepție în format fizic unde este pusă la dispoziția persoanelor vizate pentru a putea fi consultată.

În cazul unor modificări semnificative care afectează modul în care sunt prelucrate datele cu caracter personal, Clinica va adopta măsurile adecvate pentru informarea persoanelor vizate, în funcție de natura modificării și de relația existentă cu acestea.

Atunci când o modificare presupune introducerea unui nou scop de prelucrare incompatibil cu scopul inițial sau necesită un nou temei juridic, Clinica va efectua analiza necesară și va furniza informațiile suplimentare prevăzute de legislația aplicabilă înainte de începerea noii prelucrări.

16.2. Revizuirea periodică

Politica este revizuită periodic și ori de câte ori intervin modificări relevante în activitatea de prelucrare a datelor cu caracter personal.

Responsabilul cu protecția datelor -- DPO, poate fi consultat cu privire la necesitatea și conținutul actualizărilor, în limitele atribuțiilor prevăzute de GDPR.

Versiunea publicată și aflată în vigoare la momentul consultării reprezintă versiunea aplicabilă a prezentei Politici.

Pentru orice întrebări privind modul în care sunt prelucrate datele cu caracter personal, pentru solicitarea unor informații suplimentare sau pentru exercitarea drepturilor prevăzute de GDPR, persoanele vizate se pot adresa Clinicii sau, după caz, Responsabilului cu protecția datelor -- DPO.

17.1. Datele de contact ale Operatorului

STELIDENTAL SRL

Sediul: Brăila, B-dul Independenței, nr. 216, construcția C 11

CUI: 28895780
Nr. Registrul Comerțului: J2011000502094
Telefon: +40 239 616 036 / +40 723 137 978
E-mail: office@stelidental.ro
Website: stelidental.ro

În calitate de operator de date cu caracter personal, Clinica este responsabilă pentru stabilirea scopurilor și mijloacelor de prelucrare și pentru respectarea obligațiilor prevăzute de legislația privind protecția datelor.

17.2. Responsabilul cu protecția datelor -- DPO

Pentru aspectele referitoare la protecția datelor cu caracter personal, persoanele vizate se pot adresa și Responsabilului cu protecția datelor -- DPO:

Responsabil cu protecția datelor -- DPO
E-mail:dpo@riscuri.ro
DPO poate fi contactat, în special, pentru:

• informații privind prelucrarea datelor cu caracter personal;
• clarificări privind drepturile persoanelor vizate;
• sesizarea unor probleme privind confidențialitatea sau protecția datelor;
• transmiterea solicitărilor privind exercitarea drepturilor prevăzute de GDPR;
• semnalarea unor situații în care persoana consideră că datele sale au fost prelucrate necorespunzător.

Contactarea DPO este gratuită și nu afectează dreptul persoanei de a se adresa direct Clinicii, Autorității Naționale de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal sau instanțelor competente.

17.3. Confidențialitatea comunicării cu DPO

Solicitările și sesizările adresate Responsabilului cu protecția datelor sunt tratate cu respectarea obligațiilor de confidențialitate aplicabile.

Persoana vizată nu va suporta consecințe nefavorabile pentru faptul că a solicitat informații, a exercitat un drept prevăzut de GDPR sau a sesizat o posibilă problemă privind protecția datelor.

Dacă pentru soluționarea unei solicitări este necesară implicarea altor persoane din cadrul Clinicii, vor fi comunicate numai informațiile necesare analizării și soluționării acesteia.